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PDCA: entendendo o método Plan-Do-Check-Act

Não importa o setor em que sua organização opera ou os produtos/serviços que você oferece, sua empresa precisa estar em um constante processo de mudança para acompanhar um mercado competitivo e as necessidades na evolução dos consumidores.

Este processo de mudança não é opcional. Inovar é necessário se você quiser ter sucesso. A dura verdade é que as empresas que não melhoram e evoluem acabarão por se extinguir. Isso vale para todos os setores e tamanho de empresas.

Quando a mudança é necessária em sua organização, como você faz para implementá-la? Partir para ações indiscriminadas sem planejamento pode fazer mais mal do que bem. Em vez de abordar a mudança cegamente, você pode implementar um conceito da filosofia enxuta – o ciclo PDCA, ou Plan-Do-Check-Act.

 

O que é o PDCA?

PDCA, que significa Plan-Do-Check-Act (Planejar-Fazer-Checar-Agir), é um ciclo planejado para a melhoria contínua de pessoas, produtos, serviços e processos de negócios.

A base para este conceito foi desenvolvida pelo estatístico e físico americano Walter Shewhart, que era apaixonado por usar a análise estatística para criar melhorias de qualidade. O modelo em si foi desenvolvido anos depois por William Deming, que pegou esse conceito e o transformou em um ciclo de aprendizado e melhoria.

O modelo PDCA segue um processo de quatro etapas.

 

As quatro etapas do PDCA

Como mencionado anteriormente, abordar a mudança sem um plano pode significar um desastre para o seu negócio. Nessa mesma linha, agir de acordo com um plano sem avaliar seu progresso pode ser igualmente perigoso.

O ciclo PDCA visa eliminar esses problemas com um processo de quatro etapas, em que cada etapa é imperativa porque prepara você para o sucesso na próxima etapa.

 

Planejar

Para elaborar um plano que trará com sucesso a mudança desejada em sua organização, você precisará fazer as seguintes perguntas:

  • Qual é o problema que estamos enfrentando?
  • Quais recursos precisamos para corrigir esse problema?
  • Quais recursos já temos disponíveis neste momento?
  • Como você pode resolver melhor esse problema com os recursos disponíveis?
  • Para a empresa, o que podemos considerar como sucesso?

Dependendo da magnitude do problema, essa etapa pode ser rápida e fácil, ou pode levar semanas ou até meses de discussão para chegar a um plano. Teoricamente, quanto mais tempo você passar aqui, mais fácil será o restante das etapas, e mais estratégias surgirão no processo.

 

Fazer

Com seu plano pronto, é hora de colocar suas ideias em prática. A coisa mais importante a ter em mente durante esta fase é que problemas surgirão, não importa quão sólido e “à prova de falhas” seja o seu plano. Encare esses problemas com calma e esteja disposto (e capaz) de fazer ajustes à medida que avança. Isso geralmente é feito em um ambiente menor e controlado para que você possa aprender com os erros e corrigi-los em uma menor escala.

A comunicação adequada entre os membros de sua equipe ajudará a limitar o número de problemas, pois todos terão uma ideia clara de suas responsabilidades e expectativas.

 

Checar

O estágio mais importante (e mais esquecido) da implementação da mudança é o da checagem. Como seu plano funcionou no ambiente controlado? Seus objetivos foram alcançados ou suas ideias falharam durante a execução? Agora é a sua hora de identificar as falhas no processo e corrigi-las. Talvez não tenha sido um fracasso completo, mas você reconheceu algumas oportunidades para melhorar a eficácia. De qualquer forma, esta etapa é essencial.

 

Agir

Agora que você planejou sua mudança, aplicou-a e checou os resultados da execução, é hora de agir. Se você determinou durante a fase de verificação que atingiu suas metas, poderá aplicar seu plano inicial. Isso se torna o processo “padrão” e as melhores práticas para esse aspecto de sua organização. Também se torna o ponto de partida para sua próxima implementação de mudança.

O ciclo PDCA não para quando você atinge seu objetivo inicial, pois é um sistema contínuo que você deve revisar consistentemente. A boa notícia é que quanto mais você trabalha com isso, mais fácil fica. Será o seu plano para todos os membros da sua equipe e o ajudará a alcançar novos patamares com seus negócios.

 

Modelos de PDCA

Agora que você entende como o processo PDCA pode ajudá-lo a implementar mudanças em seus negócios, provavelmente está se perguntando como começar.

Como qualquer novo programa, processo ou ferramenta, é útil ter um documento físico para compilar todas as suas informações, compartilhá-las com os membros da equipe e fazer atualizações com o passar do tempo.

Você pode criar o seu próprio no Excel ou sua ferramenta de gerenciamento de projetos ou usar um dos modelos prontos disponíveis para você na Internet. A chave para um modelo de PDCA bem-sucedido é a clareza. Você deve escrever cada passo em detalhes, juntamente com quem é responsável por fazê-lo e quando. Quanto mais detalhado for o seu plano, melhor será a sua execução.

 

Boas práticas ao aplicar o PDCA

Além de utilizar um modelo PDCA, algumas outras dicas ajudarão você a implementar as mudanças com sucesso.

  1. Assegure-se de que a alta administração esteja de acordo com essas mudanças. Sem a aprovação deles, você não poderá impor a nova política ou procedimento que criar.
  2. Nunca pare de buscar pontos de melhoria. Lembre-se de que o PDCA não é um tipo de procedimento único. Repita este ciclo constantemente, fazendo melhorias a cada implementação e procurando a próxima oportunidade de criar mudanças positivas.
  3. Depois de implementar uma mudança de política, faça isso em toda a organização. Todo departamento que lida com qualquer mudança que você esteja criando deve adotar isso como uma nova maneira de operar.

 

Agora é com você!

Implementar mudanças em sua organização não será difícil quando você aprender a planejar, fazer, checar e agir. No entanto, é necessário se você quiser que seu negócio continue crescendo e prosperando. As organizações que se reinventam para melhor atender às necessidades do mercado, seus clientes e seus funcionários são as organizações que veremos prosperar no futuro.

Adote o ciclo PDCA hoje e crie o melhor negócio que você pode fazer.

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