Se a captação de alunos tem se tornado uma prioridade cada vez maior para sua instituição, entender a melhor forma de se comunicar com esses potenciais alunos é algo crítico para sua estratégia. O e-mail é um formato de comunicação essencial para atrair novos alunos e, além do baixo custo de utilização, ele permite uma automatização e personalização que ajuda a atingir um grande e qualificado público de forma eficiente e prática.

Abaixo separamos 10 dicas que ajudarão a melhorar o processo de comunicação da sua IES com os potenciais alunos:

1 – Tenha um objetivo claro

Antes de começar a produzir o e-mail você precisa ter muito claro quais são os principais objetivos dessa ação. Ao fazer isso você poderá focar melhor a estratégia, determinando a audiência mais correta e o conteúdo mais adequado para atingir esses objetivos, sejam eles convidar potenciais alunos para uma aula aberta, um evento no campus ou divulgar as inscrições para um novo curso de verão.

2 – Conheça a sua audiência

Não existe nada mais chato do que receber um e-mail que não tem a mínima relevância. Para aumentar o engajamento e a eficácia da estratégia, pense claramente na audiência da sua mensagem. Ao segmentá-la em diferentes grupos – mesmo que isso resulte em listas de contatos pequenas – será mais fácil atingir com eficácia ao enviar conteúdo mais personalizado e relevante para cada usuário e apenas para eles.

3 – Pense no mobile

Com praticamente metade dos estudantes navegando pelas instituições de ensino através de celulares, é assustador perceber como as próprias instituições de ensino ainda enviam e-mails que não funcionam corretamente nas telas pequenas. O mobile não é apenas uma plataforma, mas todo um canal de comunicação que grande parte dos estudantes utiliza no dia a dia. Por isso é essencial que os e-mails enviados sejam responsivos, com seu conteúdo (texto, imagens, gráficos) responsivos e se adaptando à todos os tipos de telas.

4 – Pense com cuidado no campo “assunto”

O campo assunto será a primeira frase que o potencial aluno lerá na sua caixa de entrada, portando pense com muito cuidado para estruturar algo que seja curto, porém desperte o interesse do seu público. A partir desse campo os estudantes irão ter uma visão clara do que se trata o conteúdo, podendo decidir entre ler ou apenas jogar o e-mail para a lixeira.

Esse campo deve atrair a atenção do usuário, ser curto (até 7 palavras) mas personalizado e, mais importante, relevante em relação ao restante do conteúdo do e-mail. É recomendado colocar o nome da instituição ou do curso no campo assunto para despertar a atenção.

5 – Seja consistente

Sempre tenha certeza de que a mensagem que você busca passar está consistente por todo o e-mail, desde o campo assunto até as imagens presentes, o próprio conteúdo e o call-to-action (você colocou um, certo?). No segmento de ensino é recomendado usar uma abordagem clara e objetiva para expor a proposta do e-mail sem distrair muito o usuário do conteúdo.

6 – Timing é essencial

Priorize conteúdos e informações que são interessantes e muito relevantes para os estudantes durante o processo de busca e compartilhe com eles na hora certa. Por exemplo: Falar sobre os diferenciais de um curso e sua empregabilidade é importante para potenciais estudantes que estão na fase inicial de pesquisa e tomada de decisão, enquanto destacar o vestibular é mais interessante para aqueles alunos que já manifestaram o interesse nos cursos da instituição.

7 – Respeite sua identidade

Quando abrir o e-mail o estudante precisa entender na hora de onde veio. Para atingir isso é necessário manter uma unidade na comunicação dessa peça com toda a identidade institucional e campanhas ativas no momento. Para universidades, utilizar imagens de estudantes reais no campus costumam ter um apelo mais agressivo para potenciais alunos.

8 – Domine o call-to-action

Um único e exclusivo call-to-action é a forma mais eficiente de maximizar as conversões. O CTA deve estar bem alinhado com a mensagem principal que você deseja passar no e-mail e deve se destacar quando ele é aberto. E, sempre que possível, tenha apenas um único call-to-action, evitando distrações desnecessárias para o usuário.

9 – Faça testes A/B

Uma forma de entender qual o melhor resultado que pode ser alcançado em uma campanha de e-mail marketing é realizar constantemente testes A/B, distribuindo versões diferentes do e-mail para grupos menores antes de enviar para toda a audiência. Existem diversos fatores que podem ser testados em busca de mais eficiência, como o campo assunto, os call-to-actions, o design e até mesmo o horário em que o e-mail é enviado.

10 – Link para a Landing Page mais relevante

Ao adicionar um link para o site da instituição ou uma determinada página, é essencial que sejam apenas landing pages realmente relevantes e que disponibilizam o conteúdo que o estudante está buscando. Ao criar ligações com páginas relevantes, o público se tornará mais propício para continuar navegando e inclinado a aceitar novos contatos por e-mail.
Em linhas gerais, o segredo para se comunicar com potenciais estudantes por e-mail é ser objetivo e não sobrecarregá-lo com diversos conteúdos. Tenha certeza de se comunicar de forma personalizada, objetiva e relevante.